Dos son multitud

Llega un momento en la vida donde la cantidad de correo que recibes sobrepasa los limites de lo leible. Y es en momentos como esos cuando hay que poner un poco de orden.

Os cuento como lo hago yo por si os hecha una mano. A mi esto me ahorra unos 15 minutos al día como mínimo.

Que es esto del GTD?

Yo uso el método GTD (Get Things Done) de David Allen. Me lo enseñó mi amigo y mentor Paolo Carner y me ha ayudado muchísimo a organizarme. Realmente no lo sigo al pie de la letra, pero a mi me funciona bien así. El método GTD se basa en lo siguiente

1. Tienes que tener el inbox siempre vacío
2. Cada vez que algo entra en tu inbox tienes que ver si eso implica una acción por tu parte o no
   1. Si no tienes que tomar una acción, simplemente archiva el correo de algun modo (luego explico como lo hago en gmail), o borralo
   2. Si tienes que tomar alguna acción hay dos posibilidades
      1. Si te lleva menos de 5 minutos: HAZLO (no, en serio, no lo dejes para luego, porque lleva más tiempo organizarte para hacer una cosa tan pequeña que hacerla)
      2. Si te lleva más de 5 minutos tienes varias opciones
         • Delegar la acción (pasar el marrón)
         • Deferir la acción (planificar cuando la vas a hacer)

Aqui podeis ver esto en un workflow muy bonito que hizo el propio David Allen:

Yo personalmente lo tengo memorizado, pero si quereis hay un fondo de escritorio super chulo con el workflow en formato digno

La teoría está muy bien, pero como narices hacemos esto con Gmail? Pues tiene algo de miga.

Lo primero que hay que hacer crear unas etiquetas que reflejen la estructura GTD. En Gmail esto se hace con labels (yo tengo el interfaz en inglés que me manejo mejor), etiquetas en español.

Hay que crear 4: Action, Someday, Reference y Waiting. Para que valen?

Action: aqui ponemos todos los correos donde tenemos que tomar acciones. También se puede usar el tasks de Google pero no está suficientemente pulido por desgracia.

Someday/Maybe: aquí van las cosas que a lo mejor miramos algún día o cosas con una prioridad tan baja que pasamos del tema (el tipico ppt de coña, notificaciones de tuenti, etc)

Reference: cosas que nos interesa tener a mano para referencia (numero de pedido de tiendas online, facturas online, emails importantes, etc)

Waiting: cosas que hemos delegado (le hemos reenviado el mail a alguien y esperamos respuesta, estamos esperando por más info, etc)

Por que es Gmail la bomba para usar GTD?

Porque es flexible y creado por gente con sentido común. Gmail está completamente basado en etiquetas y no en carpetas.

-Como? Pero si es lo mismo? – Dirán algunos – Pues no: probad a meter un mismo folio en dos carpetas. Ahora probad a poner dos etiquetas (con un post-it por ejemplo) al mismo folio. Aaaaaamigo de Vigo!

Bien ahora que tenemos esto claro vamos a empezar a pulir, que es de lo que se trata.

En gmail, el inbox no es ni más ni menos que una etiqueta (es tan sencillo que me dan escalofrios). Esto facilita mucho las cosas porque nos permite jugar con el inbox como si fuera una etiqueta más.

Los chicos de gmail han creado un sistema de filtros (filters) que nos permite jugar con los correos que entran al Inbox. Así, cuando un correo entra en tu Inbox puedes decidir que acción tomar dependiendo de quien lo envie, a quien, con que asunto, etc. Las acciones más importantes que podemos tomar cuando entra un correo son:

1. Aplicarle una etiqueta (pero ojo, solo una)
2. Sacarlo del Inbox (es decir, quitarle la etiqueta Inbox al correo entrante)
3. Marcarlo como leido

Como ya dije, uso mi propia versión tuneada de GTD así que yo hago doble etiquetado. Eso me ayuda a buscar mails de forma visual. Así en mi etiqueta Someday tengo todas las notificaciones de las redes sociales, algunas listas de correo poco importantes y mails comerciales. Con el doble etiquetado, de un vistazo soy capaz de ver que hay de forma muy gráfica (cada etiqueta es de un color). Luego ya decido si me interesa o no leerlos.

Lo interesante… como hago GTD con Gmail?

Lo primero que hay que hacer es “unclutter” un término muy de lifehacker que viene a significar deshacer el desorden (que no es exactamente lo mismo que ordenar). Como hacemos esto?

1. Sacar del Inbox las notificaciones de Facebook, Tuenti, Twitter, LinkedIn y cualquier otra red social que uses. Yo la etiqueto doblemente como “Someday” y “redes_sociales” (realmente mi etiqueta se llama fb|tw|etc), para distinguirlo en Someday
2. Sacar del Inbox las listas de correo que no sean críticas para ti. Mismo sistema de doble etiquetado pero yo personalmente uso una etiqueta por temática de la lista (software libre, tecnología, etc)
3. Sacar del Inbox el correo comercial. Yo estoy subscrito a algunos correos comerciales porque envían ofertas que me interesan. Eso si, no son críticos, así que se van a “Someday” y “comercial”

Para hacer todo esto solo tienes que crear un nuevo filtro que aplique ambas etiquetas a los correos y que lo saque del Inbox. Gmail también llama Archivar a sacar un mail del Inbox. Archivar no es más que eliminar la etiqueta Inbox de un correo. Para saber como crear filtros y etiquetas hay un tutorial estupendo aquí.

Esto nos deja un Inbox muy limpito. Ahora la mayor parte de las cosas que entren en tu Inbox serán útiles (medianamente).

Vamos al resto de la organización de GTD, el Inbox vacío solo es el primer paso.

Etiqueta Action

Cuando tengo que tomar una acción con un mail y me va a llevar tiempo (por ejemplo actualizar mi curriculum y enviarselo a alguien que me lo ha pedido), puedo:

1. hacerme una nota en el calendario reservandome tiempo.
   Esto se hace facilmente seleccionando en el propio mail el menú More Actions > Create Event y ya te hable el Google Calendar
2. ponerlo en la lista de tareas pendientes.
   Para esto tienes que quitarle al correo la etiqueta Inbox y etiquetarlo como Action. Yo personalmente lo hago arrastrando el correo (se puede hacer drag&drop) a la etiqueta correspondiente.

Etiqueta Waiting

Esta etiqueta me encanta, y Gmail la gestiona a la perfección. Cuando pones algo en Waiting es porque has contestado o reenviado el mail y estás esperando respuesta. Lo que hago en estos casos es etiquetarlo como Waiting y sacarlo del Inbox. Como Gmail agrupa conversaciones, en cuanto me respondan, la conversación estará etiquetada como Waiting (por el mail original) y como Inbox (por el mail nuevo), así este mail aparecerá en mi Inbox ya etiquetado como Waiting y sabré que tengo los datos que esperaba.

Lo mismo sucede cuando te actualizan un mail que tenías en Action. Así tu Inbox es mucho más legible porque sabes que ese correo es importante :-)

Limitaciones técnicas de los filtros

• No permite doble etiquetado en una sola acción (se como resolverlo pero es largo de explicar así que lo pospongo hasta un nuevo artículo)
• No permite OR entre campos distintos: subject, to, from (para este aún no encontré solución, aunque tampoco busqué mucho).

Espero que esto os sea tan útil como me es a mi y sobre todo que os permita liberar tiempo para tareas más creativas que leer el correo, como leer el facebook o trollear en el Linklog

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Habia que enseñarle a los coruñeses que en Ourense si que sabemos como celebrar un Entroido de verdad. Asi que saque la cola, una caja de carton y un poco de imaginación y este fue el resultado.

Creo que media Coruña se saco fotos conmigo :-)

He de reconocer que calcule un poco mal porque tuve que cortar el “Inbox” pero aun así quedo bastante guapo.

Ademas me curre un sistema para cambiar el status, eso si, me quede corto… no esperaba que la noche diera para tanto

Y obviamente atraje a multitud de personajes famosos que me querian añadir :-D

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Ayer  (y hoy) salia en todos los medios (El Periodico, El mundo, Europa Press ,etc) que hacer dos queries en google equivale a consumir el CO2 que produce poner una tetera.

Dejenme que les diga a los señores periodistas dos cosas:

1. La noticia es de dudosa validez y parece más una exageración del Times (fuente original de la noticia):

• Critica de  Michael Arrington: http://www.techcrunch.com/2009/01/12/revealed-the-times-made-up-that-stuff-about-google-and-the-tea-kettles/
• Desmentido del autor del estudio: http://www.technewsworld.com/rsstory/65794.html
• Comunicado de Google: http://googleblog.blogspot.com/2009/01/powering-google-search.html

2.  No hagan copia-pega de agencias… algun periodista español se ha parado a pensar que es una tetera?

Dejenme que les explique. En el mundo sajón la gente suele tomar te. Para tomar te, hay que hervir agua, y para hervir agua se utiliza un utensilio llamado en inglés kettle.

El artículo de The Times dice: “Physicist Alex Wissner-Gross says that performing two Google searches uses up as much energy as boiling the kettle for a cup of tea”.

El primer individuo que escribió esto en español, que me imagino que sería el de Europa Press, por esto de que es una agencia y luego pasa las noticias al resto de medios, asumió (y ya sabemos lo que nos enseño Casey Ryback sobre esto) que una kettle era una tetera.

En España ese utensilio de cocina se denomina hervidor de agua o simplemente hervidor. La tetera es el recipiente donde, tras hervir el agua con el hervidor, se hace el te. Por lo tanto, en España, una Tetera no consume energía sino que la transmite (desprende el calor que tenía acumulado el agua).

Por favor, tengan cuidado con las traducciones… esto de la globalización es más complicado de lo que parece.

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Yo habitualmente pongo todos los aparatos electronicos y menus en ingles porque ya se sabe que las traducciones al Español dejan mucho que desear y son, en ciertas ocasiones ininteligibles.

Ayer estuve en casa de aetherlux y su esposa me mostró algo que me llamo la atención. Es del interfaz de un Home Cinema Samsumg

Si os fijais a la izquierda, cuando se entra en el menu “HDMI AUDIO” pone DE/EN…sera para seleccionar aleman o ingles o acaso es una mala traducción de ON/OFF?

Juzguen ustedes :-)

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Hoy entra por la oficina una compañera y mientras suena mi movil, con la sintonia de entrada de IT Crowd, nos dice:
- Ya me pareceia a mi que esto se parecia a IT Crowd, pero tras oir esto se confirma.

Dios! Trabajo en un sitio donde la gente no informatica, no solo sabe lo que es IT Crowd, sino que ademas saben cual es la sintonia de entrada.

Me esta empezando a molar mucho trabajar aqui :-)… donde los frikis somos apreciados

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Seguro que a muchos de vosotros, que me leeis desde las tierras extranjeras os va a hacer mucha gracia este nuevo anuncio de Gadis

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Desde la primera comunion no me habia hecho una foto de estudio. A Cris no le ha molado pero yo la pongo aqui para que juzguen ustedes mismos la calidad de la foto, del fotografo y el feismo del fotografiado.

Esta es en plan anuncio de colgate:

Esta es mas modo propaganda electoral on :-)… Vota paulorf, porque bueno, bueno non é, pero ten un pelaso!

En fin, todo esto sale de un articulo que publican en Xornal.com sobre el nombramiento del tambien conocido como paulorf como boss de IT en Xornal de Galicia

De vez en cuando tengo que darme algo de autobombo, que no uso esa categoria nada :-)

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Si planeas una boda y decides ir a sacarte fotos a sitios muy bonitos como por ejemplo el castillo de Monterrei en Verin… por favor, comprueba las fechas o puede que te encuentres que 800 frikis estan haciendo una recreacion de una batalla medieval (y si, yo estaba alli).

Ahora que tambien tiene sus ventajas, porque donde sino te van a hacer un pasillo como este

Y ahora teneis que volver a ver el video y fijaros bien, hay un tio que grita “Derecho de pernada!” :-)

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Parece que fue ayer mi ultimo post y ya hace mas de un mes que no me actualizo… que triste.

Bueno, ahora que estoy de vuelta por las tierras que me vieron nacer ya no tiene sentido que Dos Son Multitud sea el weblog de paulorf desde el exilio dublines. Asi que como este es un blog de amigos y muy democratico, acepto sugerencias para la nueva entradilla de Dos son multitud.

Empezamos con Dos son multitud: las aventuras y desventuras de un emigrante retornado

Un, dos, tres responda otra vez (obviamente poned vuestras sugerencias en los comentarios)

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Hemos estado en L.A. viendo la ciudad. La verdad es que personalmente me ha resultado un poco decepcionante. Y Hollywood pues es nada mas y nada menos que un barrio gigante de carton piedra. Todo mas falso que las tetas de Pamela Anderson.
Pero una cosa es innegable, Dios esta en todas partes. Y ademas se anuncia por las calles.

Me quede un rato por alli a ver si alguien multiplicaba panes y peces pero nada… asi que me da que este eslogan es como el resto de Hollywood, un fake.

Por cierto, la Iglesia Universal compartia local con una tienda de perritos calientes… para mear y no echar gota.

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