Dos son multitud

Como organizar bien el correo usando gmail y GTD

Jan 12

paulorffriki, informatica 5 Comments

Llega un momento en la vida donde la cantidad de correo que recibes sobrepasa los limites de lo leible. Y es en momentos como esos cuando hay que poner un poco de orden.

Os cuento como lo hago yo por si os hecha una mano. A mi esto me ahorra unos 15 minutos al día como mínimo.

Que es esto del GTD?

Yo uso el método GTD (Get Things Done) de David Allen. Me lo enseñó mi amigo y mentor Paolo Carner y me ha ayudado muchísimo a organizarme. Realmente no lo sigo al pie de la letra, pero a mi me funciona bien así. El método GTD se basa en lo siguiente

1. Tienes que tener el inbox siempre vacío
2. Cada vez que algo entra en tu inbox tienes que ver si eso implica una acción por tu parte o no
   1. Si no tienes que tomar una acción, simplemente archiva el correo de algun modo (luego explico como lo hago en gmail), o borralo
   2. Si tienes que tomar alguna acción hay dos posibilidades
      1. Si te lleva menos de 5 minutos: HAZLO (no, en serio, no lo dejes para luego, porque lleva más tiempo organizarte para hacer una cosa tan pequeña que hacerla)
      2. Si te lleva más de 5 minutos tienes varias opciones
         • Delegar la acción (pasar el marrón)
         • Deferir la acción (planificar cuando la vas a hacer)

Aqui podeis ver esto en un workflow muy bonito que hizo el propio David Allen:

Yo personalmente lo tengo memorizado, pero si quereis hay un fondo de escritorio super chulo con el workflow en formato digno

La teoría está muy bien, pero como narices hacemos esto con Gmail? Pues tiene algo de miga.

Lo primero que hay que hacer crear unas etiquetas que reflejen la estructura GTD. En Gmail esto se hace con labels (yo tengo el interfaz en inglés que me manejo mejor), etiquetas en español.

Hay que crear 4: Action, Someday, Reference y Waiting. Para que valen?

Action: aqui ponemos todos los correos donde tenemos que tomar acciones. También se puede usar el tasks de Google pero no está suficientemente pulido por desgracia.

Someday/Maybe: aquí van las cosas que a lo mejor miramos algún día o cosas con una prioridad tan baja que pasamos del tema (el tipico ppt de coña, notificaciones de tuenti, etc)

Reference: cosas que nos interesa tener a mano para referencia (numero de pedido de tiendas online, facturas online, emails importantes, etc)

Waiting: cosas que hemos delegado (le hemos reenviado el mail a alguien y esperamos respuesta, estamos esperando por más info, etc)

Por que es Gmail la bomba para usar GTD?

Porque es flexible y creado por gente con sentido común. Gmail está completamente basado en etiquetas y no en carpetas.

-Como? Pero si es lo mismo? – Dirán algunos – Pues no: probad a meter un mismo folio en dos carpetas. Ahora probad a poner dos etiquetas (con un post-it por ejemplo) al mismo folio. Aaaaaamigo de Vigo!

Bien ahora que tenemos esto claro vamos a empezar a pulir, que es de lo que se trata.

En gmail, el inbox no es ni más ni menos que una etiqueta (es tan sencillo que me dan escalofrios). Esto facilita mucho las cosas porque nos permite jugar con el inbox como si fuera una etiqueta más.

Los chicos de gmail han creado un sistema de filtros (filters) que nos permite jugar con los correos que entran al Inbox. Así, cuando un correo entra en tu Inbox puedes decidir que acción tomar dependiendo de quien lo envie, a quien, con que asunto, etc. Las acciones más importantes que podemos tomar cuando entra un correo son:

1. Aplicarle una etiqueta (pero ojo, solo una)
2. Sacarlo del Inbox (es decir, quitarle la etiqueta Inbox al correo entrante)
3. Marcarlo como leido

Como ya dije, uso mi propia versión tuneada de GTD así que yo hago doble etiquetado. Eso me ayuda a buscar mails de forma visual. Así en mi etiqueta Someday tengo todas las notificaciones de las redes sociales, algunas listas de correo poco importantes y mails comerciales. Con el doble etiquetado, de un vistazo soy capaz de ver que hay de forma muy gráfica (cada etiqueta es de un color). Luego ya decido si me interesa o no leerlos.

Lo interesante… como hago GTD con Gmail?

Lo primero que hay que hacer es “unclutter” un término muy de lifehacker que viene a significar deshacer el desorden (que no es exactamente lo mismo que ordenar). Como hacemos esto?

1. Sacar del Inbox las notificaciones de Facebook, Tuenti, Twitter, LinkedIn y cualquier otra red social que uses. Yo la etiqueto doblemente como “Someday” y “redes_sociales” (realmente mi etiqueta se llama fb|tw|etc), para distinguirlo en Someday
2. Sacar del Inbox las listas de correo que no sean críticas para ti. Mismo sistema de doble etiquetado pero yo personalmente uso una etiqueta por temática de la lista (software libre, tecnología, etc)
3. Sacar del Inbox el correo comercial. Yo estoy subscrito a algunos correos comerciales porque envían ofertas que me interesan. Eso si, no son críticos, así que se van a “Someday” y “comercial”

Para hacer todo esto solo tienes que crear un nuevo filtro que aplique ambas etiquetas a los correos y que lo saque del Inbox. Gmail también llama Archivar a sacar un mail del Inbox. Archivar no es más que eliminar la etiqueta Inbox de un correo. Para saber como crear filtros y etiquetas hay un tutorial estupendo aquí.

Esto nos deja un Inbox muy limpito. Ahora la mayor parte de las cosas que entren en tu Inbox serán útiles (medianamente).

Vamos al resto de la organización de GTD, el Inbox vacío solo es el primer paso.

Etiqueta Action

Cuando tengo que tomar una acción con un mail y me va a llevar tiempo (por ejemplo actualizar mi curriculum y enviarselo a alguien que me lo ha pedido), puedo:

1. hacerme una nota en el calendario reservandome tiempo.
   Esto se hace facilmente seleccionando en el propio mail el menú More Actions > Create Event y ya te hable el Google Calendar
2. ponerlo en la lista de tareas pendientes.
   Para esto tienes que quitarle al correo la etiqueta Inbox y etiquetarlo como Action. Yo personalmente lo hago arrastrando el correo (se puede hacer drag&drop) a la etiqueta correspondiente.

Etiqueta Waiting

Esta etiqueta me encanta, y Gmail la gestiona a la perfección. Cuando pones algo en Waiting es porque has contestado o reenviado el mail y estás esperando respuesta. Lo que hago en estos casos es etiquetarlo como Waiting y sacarlo del Inbox. Como Gmail agrupa conversaciones, en cuanto me respondan, la conversación estará etiquetada como Waiting (por el mail original) y como Inbox (por el mail nuevo), así este mail aparecerá en mi Inbox ya etiquetado como Waiting y sabré que tengo los datos que esperaba.

Lo mismo sucede cuando te actualizan un mail que tenías en Action. Así tu Inbox es mucho más legible porque sabes que ese correo es importante :-)

Limitaciones técnicas de los filtros

• No permite doble etiquetado en una sola acción (se como resolverlo pero es largo de explicar así que lo pospongo hasta un nuevo artículo)
• No permite OR entre campos distintos: subject, to, from (para este aún no encontré solución, aunque tampoco busqué mucho).

Espero que esto os sea tan útil como me es a mi y sobre todo que os permita liberar tiempo para tareas más creativas que leer el correo, como leer el facebook o trollear en el Linklog